¿Puedo hacer limpieza?
Vamos a desmontar un mito que circula por la calle con distintas versiones, predominando una de ellas. Puedes destruir facturas y documentos contables, conservando sólo los de los últimos 4 años. ¡¡No siempre es así!!.
La ley 58/2003, General Tributaria obliga a llevar y conservar libros de contabilidad y registros, y todo tipo de soportes digitales que permitan la identificación de los datos, en su caso. Se deberá facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando sea necesario. En todo caso, los contribuyentes que deban presentar autoliquidaciones o declaraciones por medios telemáticos deberán conservar copia de los programas, ficheros y archivos generados que contengan los datos originarios de los que deriven los estados contables y las autoliquidaciones o declaraciones presentadas.
Por otro lado, el Código de Comercio obliga a todo empresario a llevar una contabilidad ajustada a sus normas, al margen de que una norma propia del impuesto al que esté sujeto le conceda alguna reducción de obligaciones. Pero la misma Ley establece que se deben conservar tanto los libros, como la correspondencia, documentos, justificantes, concernientes al negocio, además debidamente ordenados. Y aquí viene la aclaración; durante los últimos 6 años. Aún tras su cese o cierre de negocio.
Y de nuevo la Ley General Tributaria señala que las obligaciones formales de conservación citadas deben cumplirse mientras no haya expirado el plazo de prescripción del impuesto al que se refieran. Pero por otro lado, el mismo artículo de esta Ley señala que a efectos del cumplimiento de las obligaciones tributarias de otras personas o entidades, las obligaciones de conservación y suministro de información en cuestión deberán cumplirse en el plazo previsto en la normativa mercantil (seis años) o en el plazo de exigencia de prescripción según la norma del impuesto, si fuera superior.
No olvidemos que la misma Ley indica que si queremos hacer valer bases o cuotas o deducciones, compensadas o pendientes de compensar o aplicar, deberemos estar en posesión de las autoliquidaciones y sus documentos soportes. Es decir, para una base imponible negativa, hasta pasado el periodo de prescripción del ejercicio en que se compensen. La factura de una activo fijo, durante su periodo de amortización y como mínimo nueve años cuando su importe supera los 3005,06€. Y por otro lado, cuidado con que la prescripción se haya interrumpido, por motivo del inicio de una revisión por parte de la AEAT o por la presentación de una complementaria.
Y algunas otras situaciones más ante las que el plazo de cuatro años que circula por la calle, no resulta ciertamente el plazo mínimo de conservación de nuestros documentos económicos.
